Cómo hacer una hoja de presupuesto para tu pequeña empresa en 2023

Comenzar un negocio puede ser un proceso abrumador, con planes comerciales, arrendamientos, financiación, documentos legales y hojas de presupuesto mensuales. Sabemos que seguramente preferirías dedicar tu tiempo a mejorar tu producto, hablar con clientes satisfechos o perfeccionar tu presentación para inversores, en vez de romperte la cabeza con hojas de cálculo para calcular la cantidad de dinero aparentemente imposible de conseguir que necesitarás para que tu negocio despegue. Pero ya seas el administrador o el dueño de un negocio, crear un presupuesto es absolutamente esencial para su éxito.

Con este artículo comprenderás los aspectos básicos de la elaboración de presupuestos para pequeñas empresas para que puedas hacer que tu empresa prospere en 2023. Si quieres que te facilitemos aún más la vida, te ofrecemos una plantilla de presupuesto mensual fácil de usar que te ayudará a llevar un registro de los gastos, ordenar los costes por categoría, ver los gastos mensuales y examinar los detalles del presupuesto, todo ello dentro del entorno de Wrike.

Comencemos por el principio: la planificación presupuestaria mensual.

Comienza con una hoja de gastos mensuales

Tu tabla de planificación presupuestaria mensual sirve como hoja de ruta de tu empresa, ya que te ayuda a definir prioridades, comprender la dirección hacia la que se dirige tu negocio y determinar si vas por buen camino. Es un factor clave a la hora de conseguir capital, ya sea que solicites un préstamo o busques inversores, y una piedra angular de tu plan de negocios. Puede ayudarte a minimizar los riesgos y determinar la mejor forma de asignar los recursos. De ahí la importancia de tomarse el tiempo para crear un presupuesto preciso y realista específico para tu negocio y tus objetivos.

Debes comenzar con preguntas básicas que te ayudarán a evaluar tus finanzas. ¿Cuánto dinero tienes? ¿Cuánto necesitas para materiales, mano de obra y marketing? ¿Cuántos ingresos se requieren para alcanzar tus objetivos empresariales? ¿Puedes permitirte comprar equipo nuevo, ejecutar una nueva campaña publicitaria o contratar a otro miembro del equipo? ¿Tienes un fondo de emergencia al que puedas acceder si surgen gastos inesperados? Todas estas son preguntas clave que te ayudarán a determinar tu punto de partida para tus presupuestos mensuales y anuales.

Cómo crear un presupuesto mensual

Hacer un presupuesto mensual puede parecer desalentador, pero básicamente consiste en anotar todos y cada uno de los gastos que esperas tener en el transcurso de un mes. Es útil categorizar estos gastos para tener una idea clara de dónde se gasta tu presupuesto.

En un presupuesto mensual, generalmente los gastos se dividen en dos categorías: gastos mensuales y gastos extraordinarios. Gastos como los salarios de los empleados, los alquileres, los servicios públicos y los seguros son gastos mensuales recurrentes, mientras que partidas como la compra de equipos y los honorarios de los consultores constituyen gastos únicos.

En tu hoja de gastos mensuales debes incluir:

  • Facturación: Importe estimado del total de las ventas (en caso de incertidumbre, optar por ser más bien prudente).
  • Gastos fijos: Alquiler, seguro, etc. Estas cifras no suelen cambiar de un mes a otro. 
  • Gastos variables: Son gastos que están directamente relacionados con las ventas, como el coste de las materias primas para fabricar el producto, los gastos de almacenamiento, los gastos de envío, etc. 
  • Gastos semivariables: Gastos que se ven afectados por el volumen de tu negocio, como salarios, marketing y publicidad, etc. 
  • Beneficios: Para determinar los beneficios resta los gastos a la facturación. Una vez que tengas una estimación de los beneficios, puedes determinar cómo invertir en tu negocio, por ejemplo, actualizando el equipo, mudándote a una oficina más grande o a una mejor ubicación, contratando más personal o gratificando a tus empleados con una prima. 

Ahora que has definido tu presupuesto mensual, asegúrate de revisarlo periódicamente. No debe ser un documento estático que revises una vez al trimestre o solo a principios de año. Revísalo todos los meses para ver dónde puedes hacer ajustes o cambios; tal vez muevas algunos fondos para darle un impulso al presupuesto de marketing durante unos meses y ver cómo afecta al flujo de ventas. Si ves que estás obteniendo un buen rendimiento, tendrás un buen respaldo para decisiones futuras sobre la asignación de recursos. Revisar los datos de tu presupuesto utilizando un software de contabilidad también te ayudará a anticipar tus necesidades de gastos, beneficios y flujo de efectivo futuros.

La plantilla de seguimiento presupuestario mensual de Wrike puede ayudarte

Wrike tiene una plantilla de presupuesto mensual lista para usar con la que puedes establecer un sistema de seguimiento presupuestario sólido sin que necesites conocimientos de codificación. Tal vez tengas la tentación de usar un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel, pero una aplicación más robusta te ofrecerá una perspectiva más integral y flexible de tu presupuesto anual ya que te permitirá crear informes y visualizar el gasto excesivo, entre otras opciones.

La plantilla de seguimiento de presupuesto mensual de Wrike tiene todas las funciones que necesitas para controlar los gastos de tu empresa.

Estas potentes funciones te permitirán tomar decisiones financieras informadas sobre el presupuesto de tu negocio, ya que tendrás más visibilidad de tus gastos y tu facturación.

Además, Wrike se integra directamente con más de 400 aplicaciones, incluidas muchas de las aplicaciones financieras y de presupuesto más populares disponibles, para que puedas conectar tus cuentas y transferir al instante tus datos en tu sistema Wrike.

Herramientas para supervisar los gastos y los presupuestos de tu empresa

Además de una plantilla de presupuesto mensual, el software de gestión de proyectos adecuado es una de las mejores formas de evitar gastos fuera de control y sobrecostes. Sabrás exactamente en qué punto te encuentras de tu trabajo, cuánto dinero y tiempo has gastado, y podrás predecir con mayor precisión el coste y el cronograma de todo el proyecto.

Wrike te ayuda a gestionar tus presupuestos y tus proyectos de forma sencilla

Utiliza Wrike para tomar el control de tus finanzas creando presupuestos, gestionando proyectos y mucho más. Además de la gestión del presupuesto, Wrike también puede ayudarte a gestionar proyectos y equipos con facilidad. Wrike te permite disfrutar de las siguientes funciones:

  • @menciones, para comunicarte con tu equipo
  • Diagramas de Gantt para gestionar cronogramas
  • Presentación de informes de rendimiento detallados
  • Recordatorios automáticos para los miembros del equipo

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